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30.04.2024|

Choc culturel: les outils collaboratifs sur le lieu de travail

L’introduction d’outils collaboratifs dans les organisations va bien au-delà du simple déploiement de logiciels. Elle entraîne une véritable révolution culturelle, à laquelle les entreprises doivent impérativement se préparer si elles veulent réussir cette transition.

Imaginons le scénario suivant: il y a quelques jours, votre employeur est passé à Microsoft 365 et a lancé MS Teams. Le déploiement technique s’est déroulé sans encombre, un succès total. Et voilà que votre cheffe, en déplacement professionnel, vous demande une mise à jour urgente. Lui envoyez-vous un e-mail? La contactez-vous sur MS Teams? Le cas échéant, que faites-vous si elle ne répond pas car elle ne voit pas les notifications Push? Dans le pire des cas, vous passerez une heure entre hésitations et tergiversations pour un message de trois lignes, regrettant amèrement l’époque bénie des bons vieux e-mails.

C’est dommage pour tout le monde: pour vous en tant qu’employé·e et pour votre employeur. Car au fond, les nouvelles possibilités devraient faciliter les choses sur le plan technique, mais aussi du point de vue culturel. Mais reprenons depuis le début.

Une affaire de goût, comme l’ananas sur la pizza

Le passage des pratiques de travail traditionnelles à un environnement moderne, collaboratif et basé sur le cloud tels que Microsoft 365, Google Workspace ou Slack, est aujourd’hui incontournable dans l’univers professionnel. Cet environnement offre en effet de nombreux avantages dans le cadre des modèles de travail flexibles. Mais dans l’enthousiasme que suscitent les évolutions informatiques, on oublie souvent que toute transition nécessite un changement d’approche à différents niveaux de l’entreprise. Les collaboratrices et les collaborateurs doivent s’habituer à de nouvelles interfaces, mais aussi et surtout à de nouveaux processus et modes de collaboration. Ils peuvent soudain chatter avec leur responsable, qu’ils vouvoyaient encore il y a peu. Il en va ici comme de l’ananas sur la pizza: certaines personnes le valident immédiatement et l’essaient, d’autres doivent être initiées à cette nouvelle expérience (gustative), et certaines ne s’y font jamais. Des «early adapters» aux traditionalistes: tous les profils ont leur place dans un changement culturel et doivent faire partie du voyage.

Savoir où l’on se situe

Il convient avant tout de savoir quelle était la culture de l’entreprise avant le déploiement. On connaît alors le point de départ et on peut évaluer dans quelle mesure le déploiement va s’en éloigner. Selon la culture initiale, d’autres aspects de la nouvelle configuration technique, sans aucun lien avec l’informatique, sont également pertinents. Voici deux exemples qui illustrent parfaitement notre propos:

Exemple 1: le nouveau logiciel permet à tous les membres du personnel d’accéder à leurs fichiers professionnels depuis l’ensemble des appareils, y compris privés. Chacun peut ainsi travailler de manière flexible, où qu’il soit. Cependant: quelles sont les implications au niveau du travail à distance? Ce mode de travail doit-il être renforcé? Cette possibilité existait-elle déjà et est-elle acceptée par l’ensemble des responsables?

Exemple 2: le nouveau logiciel permet de créer des équipes de projet, dans lesquelles des documents, des notes et des conversations concernant un projet sont consultables au sein d’un espace centralisé. Les collaboratrices et les collaborateurs peuvent ainsi collaborer entre équipes et organisations, indépendamment de la hiérarchie. Cependant: quelles sont les implications au niveau des responsabilités? Toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent-elles et doivent-elles exprimer publiquement leur avis dans l’espace virtuel, quelle que soit la position qu’elles occupent en dehors du projet, ou faut-il conserver les e-mails bilatéraux? Comment les échanges s’organisaient-ils avant le déploiement?

La communication façonne la culture

Dans notre rôle de spécialistes en communication, nous devons connaître ces subtilités culturelles, impliquer le cas échéant d’autres services comme les RH, et adapter la communication en conséquence. Nous endossons alors nous-mêmes le rôle de créatrices et créateurs de culture. Car le langage, les médias, les formats et les thèmes sur lesquels nous nous appuyons pour informer et échanger des connaissances au sujet du déploiement ont un impact sur la perception de la nouvelle collaboration. Nous posons des jalons et devons par conséquent oublier les titres tels que «notre nouveau déploiement informatique». Car l’enjeu est bien plus important – «voici comment nous collaborerons à l’avenir».

À propos de l’auteur

Daria Tamagni se mobilise pour la promotion de la conscience culturelle lors de l’introduction de nouveaux outils collaboratifs. Car tout le monde n’aime pas la pizza à l’ananas. Et il faut le savoir avant de la servir.