Der digitale Fortschritt hat uns neue Instrumente an die Hand gegeben, um die Kommunikation auch in zunehmend dezentralen Unternehmensstrukturen professionell zu gestalten. Um das Optimum aus den technologischen Möglichkeiten herauszuholen braucht es aber vor allem eines: packende Inhalte.

Sie haben das Gefühl, die Mitarbeitenden verfügen über unterschiedliche Wissensstände rund um die Aktivitäten des Unternehmens oder ihnen fehlen regelmässig wichtige Informationen? In der Regel gibt es dafür zwei Ursachen: Mangelndes Interesse seitens der Mitarbeitenden, sich mit dem Unternehmen auseinanderzusetzen, oder eine schwach ausgeprägte interne Kommunikation. Dass Letzteres zu Unzufriedenheit in der Belegschaft führt, zeigen die Kununu-Bewertungen: Ausbleibende oder schlecht aufgegleiste Kommunikation gegen innen ist einer der am häufigsten genannten Kritikpunkte. Hinzu kommt, dass sie Raum für Spekulationen und Unsicherheit schafft.

Krisen rütteln wach
Oft unterschätzt oder zu wenig Gewicht beigemessen, wurde die interne Kommunikation in Vergangenheit bei vielen Unternehmen vernachlässigt oder war gar inexistent. In den letzten Jahren hat in diesem Bereich langsam ein Umdenken stattgefunden. Dies liegt zum einen an der zunehmenden Professionalisierung der Kommunikation, die in vielen Unternehmen Einzug hält. Zum anderen wird Unternehmen gerade in Krisensituationen wie der grassierenden Covid-Pandemie schmerzhaft bewusst, dass ihnen die Instrumente fehlen, um die Mitarbeitenden auch während deren physischen Abwesenheit zeitnah sowie abteilungsübergreifend zu informieren und aktiv in die Entwicklung des Unternehmens miteinzubeziehen.

Plattformen müssen leben
Das Intranet als etabliertes Instrument der internen Kommunikation erlebt deshalb einen Aufschwung. Ein Intranet zu besitzen, ist schön und gut. Aber das Vorhandensein des Instruments allein reicht für eine gute interne Kommunikation nicht aus. Liegt das Intranet brach, ist es nicht mehr als eine Plattform, welche die technologischen Voraussetzungen für den internen Austausch schafft. Damit es seinen Zweck erfüllt, muss es aktiv bewirtschaftet und mit Leben – sprich Inhalten und Inputs von Mitarbeitenden – gefüllt werden. Und gerade in diesem Bereich hapert es leider teils.

In manchen Unternehmen wird das Intranet als reine Informationsquelle betrachtet. Die Informationen werden top-down an die Mitarbeitenden kommuniziert, ohne jegliche Möglichkeit zur Interaktion. Zwar hat man dadurch das Problem gelöst, dass nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig von Neuigkeiten erfahren. Dennoch ist das Instrument in dieser Form verschwendetes Potenzial.

Geschichten wollen erzählt werden
Kommt dem Intranet nämlich stattdessen die Rolle einer Austauschplattform zu, werden die Mitarbeitenden aktiv mit eingebunden. Es nimmt dadurch einen anderen Stellenwert ein und wird von den Mitarbeitenden auch tatsächlich genutzt. Sie sind eher bereit, selbst etwas beizusteuern und den Redaktoren mit spannenden Einblicken, Neuigkeiten und Learnings aus ihrem Alltag Futter für spannende Stories zu liefern. Und darauf kommt es am Ende an – Inhalte, welche die Nutzer zum Verweilen verleiten.

Die Rolle dieser Geschichten darf nicht unterschätzt werden. Sie sorgen dafür, dass Kollegen aus anderen Abteilungen ein Gespür dafür entwickeln, was ausserhalb ihres Silos vor sich geht. Zusätzlich schaffen sie so neben einem guten Gesamtüberblick über die Unternehmensaktivitäten gegenseitiges Verständnis. Zudem geben sie Hinweise darauf, in welchen Bereichen die interne Kommunikation durch andere Massnahmen weitere Verbesserungen herbeiführen kann. Und nicht zuletzt stösst man auf diesem Weg teils auf Geschichten, die auch von Externen gehört werden wollen. Sie können im Sinne der integrierten Kommunikation auch in anderen Disziplinen der Unternehmenskommunikation verwendet werden.